Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w związku z korzystaniem z usług

Domu Pracy Twórczej w Kazimierzu Dolnym

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej: „RODO"), informujemy, iż:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Stowarzyszenie Dziennikarzy Polskich (dalej także: „Stowarzyszenie", lub „Administrator") z siedzibą w Warszawie, ul. Foksal 3/5, 00-366 Warszawa, prowadzące Dom Pracy Twórczej w Kazimierzu Dolnym, ul. Małachowskiego 17, 24-120 Kazimierz Dolny.
2. Z Administratorem można skontaktować się:
1) listownie na adres: ul. Małachowskiego 17, 24-120 Kazimierz Dolny,
2) telefonicznie pod numerami: ( 081) 881-01-62, 607-107-180
3) za pośrednictwem poczty elektronicznej: info@domdziennikarza.com
3. Przetwarzamy następujące kategorie Państwa danych osobowych:
1) dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail;
2) dane związane z pobytem: daty pobytu, numer pokoju, preferencje związane z pobytem (jeżeli zostały zgłoszone);
3) dane płatnicze i rozliczeniowe: dane do wystawienia faktury (NIP, nazwa firmy – w przypadku gości biznesowych), inne dane dotyczące płatności – jeżeli dotyczy.
4. Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
1) Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
a) Cel: realizacja rezerwacji, świadczenie usług hotelowych, gastronomicznych i powiązanych, obsługa Państwa pobytu, w tym kontakt w sprawach związanych z rezerwacją i pobytem.
b) Przetwarzanie danych w tym celu jest niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną, lub do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy.
2) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
a) Cel: realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych.
b) Administrator jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3) Dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrona przed roszczeniami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
a) Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych ze świadczonymi usługami.
b) Przetwarzanie danych jest niezbędne dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na ochronie jego praw.

5. Jeżeli wyrazili Państwo zgodę marketingową (poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxa w formularzu), Państwa dane osobowe (adres e-mail i/lub numer telefonu) będą przetwarzane również w następujących celach:
1) Marketing bezpośredni usług hotelarskich, gastronomicznych i powiązanych SDP (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 w zw. z art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej)
a) Cel: przesyłanie informacji handlowych dotyczących usług hotelarskich, gastronomicznych i powiązanych świadczonych przez Dom Pracy Twórczej Dom Dziennikarza (w tym o ofertach specjalnych, promocjach, wydarzeniach),
b) kanały komunikacji: e-mail i/lub SMS (w zależności od udzielonej zgody).

c) Okres przetwarzania: do czasu cofnięcia zgody lub zaprzestania rozsyłania informacji handlowych,
d) Dobrowolność: Wyrażenie zgody jest całkowicie dobrowolne. Odmowa wyrażenia zgody lub jej późniejsze cofnięcie nie wpływa na możliwość korzystania z usług hotelarskich i gastronomicznych.
e) Prawo do cofnięcia zgody: Przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
2) Jednorazowa prośba o opinię po zakończeniu pobytu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
a) Cel: przesłanie jednorazowej prośby o wyrażenie opinii na temat jakości świadczonych usług (ankieta satysfakcji).
b) Kanały komunikacji: e-mail i/lub SMS.
c) Okres przetwarzania: dane będą przetwarzane wyłącznie w celu jednorazowej komunikacji bezpośrednio po zakończeniu pobytu. Po wysłaniu ankiety dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu, chyba że gość wyrazi odrębną zgodę na dalszą komunikację marketingową.

UWAGA: Niniejszy punkt 5 dotyczy wyłącznie osób, które wyraziły odpowiednią zgodę marketingową. Jeżeli nie wyraził(a) Pan(i) takiej zgody, Państwa dane nie będą przetwarzane w celach marketingowych po zakończeniu pobytu.
6. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym dla Administratora usługi informatyczne (w tym dostawcom systemów wspierających działalność hotelową), prawne, doradcze i księgowe na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych oraz podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
7. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
1) Dane przetwarzane w celu świadczenia usług hotelarskich, gastronomicznych i powiązanych: przez czas trwania pobytu oraz przez okres niezbędny do rozliczenia należności i realizacji obowiązków prawnych (w tym obowiązków podatkowych i rachunkowych – co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono pobyt).
2) Dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami: przez czas przedawnienia roszczeń wynikających z umów o świadczenie usług (zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego).
3) Dane przetwarzane w celach marketingowych (po wyrażeniu zgody): do czasu cofnięcia zgody przez Pana/Panią lub do czasu zaprzestania rozsyłania informacji handlowych.
4) Dane przetwarzane w celu jednorazowej prośby o opinię: wyłącznie przez okres niezbędny do wysłania ankiety satysfakcji (maksymalnie 30 dni od zakończenia pobytu).
8. Na zasadach określonych w RODO przysługują Państwu następujące prawa:
1) Prawo dostępu do treści swoich danych i uzyskania ich kopii,
2) Prawo do sprostowania (poprawiania) danych, prawo do usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO, w tym w przypadku cofnięcia zgody marketingowej;
3) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w RODO;
4) Prawo do przenoszenia danych, tj. otrzymania ich w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
5) Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
6) Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody marketingowej). Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
7) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. Podanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług hotelarskich, gastronomicznych i powiązanych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług. Konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zawarcia umowy i skorzystania z usług hotelu.

10. Podanie danych osobowych w celach marketingowych (numer telefonu, adres e-mail) oraz wyrażenie zgody marketingowej jest całkowicie dobrowolne i nie stanowi warunku korzystania z usług hotelarskich i gastronomicznych. Konsekwencją niepodania danych lub niewyrażenia zgody będzie brak możliwości otrzymywania informacji handlowych.
11. Administrator nie przekazuje Państwa danych osobowych do organizacji międzynarodowych.
12. W związku z korzystaniem przez Administratora z usług chmurowych i narzędzi do komunikacji elektronicznej, dane osobowe są przechowywane na obszarze Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Wyjątkowo dane te
mogą być transferowane do Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej w sytuacjach określonych w warunkach licencyjnych producenta. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji
Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach unijno-amerykańskich ram ochrony prywatności (EU-U.S. Data Privacy Framework).
13. Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
14. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa.